第一章  总  则
第一条  为建立、健全学校声像电子资料，更好地开发利用声像
电子信息资源，发挥声像电子资料在我校各项活动中的重要作用，结合学校的具体情况，特制定本管理办法。
第二条  声像电子资料是指学校各部门或个人在教学、科研、管
理等活动中直接形成的对学校、公司和社会有保存价值的录音、录像、照片等辅以文字说明的历史记录。
第三条  声像电子资料是学校各项活动的真实历史记录，是学校
的宝贵财富，实行由办公室集中归档统一管理的原则。
                                                  第二章  声像电子资料的形成与收集
第四条  为了丰富学校声像资源，各部门均应做好本部门职责范围内声像电子资料的形成、收集与整理工作。
第五条  声像电子资料的收集范围
1.各部门在公务活动中所形成的,反映学校教育活动和历史发展的声像材料
2.反映学校各类职能活动工作情况的声像资料；
3.各级领导和著名人物参加的与学校有关的重大活动的声像资料；
4.学校有关人员组织或参加的重要会议以及外事活动的声像资料；
5.涉及学校权益的声像资料；
6.其它单位形成的与学校有关的重要声像资料；
7.其它具有保存价值的声像资料；
第五条  收集要求
1.数码相片收集时，应将其转换为JPEG、TIFF通用文件格式归档；
2.用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，收集时，应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式归档；
3.用音频电子设备获得的声音文件，收集时，应将其转换为WAV、MP3通用文件格式归档；
4.归档的照片、图像、视频、音频等文件，都要附以文字说明。文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等六要素；
5.凡需要归档的声像电子资料，要求照片、影像、声音清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到逻辑清晰、表述准确、简练。
                                                      第三章  声像电子资料的归档
第六条  为了保证声像资料的完整与安全，各部门形成的有长期保存价值的声像电子资料，本着谁主办谁归档的原则，一律在活动结束后一个月以内归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。
第七条  院办有责任检查和指导学校各部门的声像电子资料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受院办的监督、检查和指导。
第八条  声像电子资料实行先移交后报销的工作制度,声像档案工作以指令性方式纳入学校财务报销制度之中。规定:凡各部门在报销各类公务活动费用时,将声像电子资料先到办公室验收、移交,经双方办理交接手续后,方能到校财务处办理报销手续。
                                                          第四章  附则
第九条  院办应将归档的声像电子资料分门别类，按年度进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。
第十条  声像电子资料不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像电子资料的鉴定和删除，应持慎重态度，原则上不能销毁。
第十一条  本办法由学校办公室负责解释。
第十二条  本办法自发文公布之日起生效。